Para comenzar el proceso de envío primero debe registrarse como usuario. Una vez completado el formulario de registro, podrá operar en la zona privada y gestionar su inscripción, alojamiento, envío de comunicaciones y demás aspectos del congreso.
En un primer envío, los autores deberán anexar un archivo (Primer Archivo) que contendrá la comunicación completa sin datos de los autores. Esta versión de la comunicación será evaluada por los revisores.
Una vez aceptada la comunicación por parte de los revisores, los autores deberán anexar dos archivos más: un archivo (Segundo Archivo) que contendrá un resumen de la comunicación con los datos de los autores, y otro archivo (Tercer Archivo) que contendrá con la comunicación completa con los datos de los autores.
Por cada firmante de comunicaciones se podrá aceptar más de un trabajo original, no publicado con anterioridad, siempre que, en función del número de coautores, se inscriban en el Encuentro tantos firmantes como comunicaciones aceptadas. Así, por ejemplo, una misma persona puede figurar como autor o coautor de tres comunicaciones. Las tres comunicaciones, una vez evaluadas positivamente, serán aceptadas siempre que, como mínimo, tres de los autores o coautores formalicen su inscripción.
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